Comment organiser une levée de fond sur le thème du barbecue?

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La Fondation Pomerantz s’est spécialisée dans l’organisation d’événements pour lever des fonds pour les enfants dans le besoin. Elle compte à son actif 12 tournois de golf, le concert en plein air de Queen Flash et plusieurs autres événements qui ont contribué à recueillir plus de 5 000 000 $ que la Fondation Pomerantz a distribué à plus de 30 organismes caritatifs.

Fort de ces expériences, Terry Pomerantz nous explique comment organiser une levée de fond barbecue.

Comment une levée de fond barbecue gagne de l’argent pour une bonne cause?

Comme pour toute levée de fond, c’est la cause que vous financerez qui suscitera d’abord l’intérêt et l’adhésion de vos invités à votre levée de fond autour du barbecue. « Des causes comme celles des enfants défavorisés, les femmes victimes de violence, l’aide aux aîné.es et le soutien à la recherche médicale sauront gagner les cœurs de votre public cible et si vous gagnez leur cœur, vous gagnez leur générosité! », déclare avec enthousiasme Terry Pomerantz.

Terry enchaîne : « Mais pourquoi toutes ces personnes se déplaceraient-elles alors qu’elles pourraient tout simplement faire un chèque? C’est l’association de la cause que vous soutenez à l’originalité de l’événement de levée de fond qui motivera la participation de vos invités et le succès financier de l’opération. »

5 organisateurs de barbecue dont 1 arrosant la cuisson

Qu’avez-vous besoin pour l’organisation d’une levée de fond barbecue?

Voici les éléments que Terry Pomerantz considère essentiels à l’organisation d’une levée de fond barbecue réussie.

    1. Déterminer la cause pour laquelle vous amasser des fonds. À quels organismes ces fonds seront-ils remis? La notoriété et la réputation de ces organismes caritatifs sont fondamentales pour la crédibilité de votre levée de fond barbecue.
    2. S’entourer d’une équipe de bénévoles aguerrie à l’organisation d’événements caritatifs.
    3. Contacter les organisations caritatives que vous voulez aider pour obtenir leur accord et leur collaboration.
    4. Déterminer vos objectifs:
      1. Le montant que vous voulez remettre aux organismes caritatifs que vous voulez aider;
      2. Le nombre de participants dont vous avez besoin pour atteindre votre objectif financier;
      3. Vos dépenses – les coûts pour réaliser votre levée de fond barbecue;
      4. Les commanditaires qui vous permettront de réduire substantiellement les coûts.
    5. Déterminer l’emplacement où aura lieu l’événement. Par exemple, votre levée de fond barbecue peut se dérouler dans un vignoble, un verger, un restaurant champêtre ou un centre de plein air.
    6. Définir le concept de votre levée de fond. Votre événement devrait être original. Par exemple, votre levée de fond BBQ prendra une couleur unique si vous en faites une compétition entre 4 ou 5 chefs réputés! Si la cause les intéresse et si le profil des participants correspond à celui de leur clientèle, il y a de fortes chances que ces chefs participent gratuitement et même que leur restaurant soit un des commanditaires de votre levée de fond BBQ.
    7. Recruter les commanditaires. Ce n’est pas la quantité qui compte, mais plutôt la pertinence. Par exemple, si vous organisez un BBQ, les restaurateurs participants et leurs fournisseurs peuvent commanditer une partie des aliments : un importateur (ou le vignoble où a lieu l’événement) peut commanditer le vin, une brasserie peut fournir la bière. La contribution de vos commanditaires permettra d’amortir une partie des coûts et d’optimiser les profits à l’avantage de l’organisme caritatif que vous supportez.
    8. Recruter une équipe de bénévoles qui s’occupera de la logistique, de l’accueil des chefs et des invités en passant par l’installation du matériel de cuisine, la conservation des aliments jusqu’à l’hygiène des lieux. L’événement doit se dérouler rondement. Tout doit être convivial et impeccable.
    9. Déterminer le prix que vous demanderez à vos invités pour participer à votre levée de fond barbecue. Au cours de l’événement, créer un maximum d’occasions amusantes de solliciter la générosité de vos invités. Il peut s’agir de la vente de billets pour le tirage de prix de présence comme un repas pour 2 personnes à un des restaurants des chefs invités, d’un don supplémentaire pour financer un volet d’intervention précis de l’organisme ou d’un encan silencieux.
    10. Vous pouvez conclure la soirée avec un spectacle ou une discothèque. Profitez de la scène qui vous est offerte pour remercier les commanditaires, les chefs invités, les bénévoles et les participants. Profitez-en aussi pour donner la parole aux représentants de l’organisation à laquelle iront les profits de l’événement barbecue. Vos invités seront sensibles à ces témoignages.
    11. C’est donc important que vous comptiez parmi vos bénévoles de bons administrateurs et d’excellents comptables parce que oui, le contrôle des coûts et des bénéfices est tout aussi important que la qualité de l’organisation de l’événement.
    12. Ce n’est qu’une fois que les éléments essentiels de l’organisation votre levée de fond barbecue sont sécurisés que vous pouvez lancer vos invitations à y participer!

    Foule à un événement barbecue avec vinComment communiquer sur votre levée de fond?

    La communication fait partie des éléments d’organisation indispensables au succès d’une levée de fond. Terry recommande de choisir des communications ciblées qui s’adressent directement à vos invités. Il suggère aussi de concentrer vos efforts sur le noyau dur de votre cible qui est probablement constitué de vos amis, de vos partenaires d’affaires, de collègues de travail et des membres des organisations caritatives pour lesquelles vous amassez des fonds!

    Utilisez des médias peu coûteux et efficaces. Il peut s’agir d’un site web dédié à votre levée de fond barbecue, d’un groupe privé sur les réseaux sociaux, d’infolettres, de courriels personnalisés et même d’une lettre écrite, un média peu utilisé de nos jours, mais qui garde un indéniable prestige.

    Assurez-vous aussi de faire connaitre votre événement au sein de l’organisation caritative que vous aidez. Publiciser votre levée de fond barbecue dans les restaurants dont vous invitez les chefs pourrait aussi attirer à votre événement barbecue un certain nombre de leurs clients fidèles. Dans toutes vos communications, assurez-vous de mettre en évidence les commanditaires et les bénévoles.

    Après l’événement, utilisez les mêmes médias pour annoncer les résultats et remercier donateurs, collaborateurs et bénévoles.

    La magie de la générosité

    « À elle seule, notre volonté d’aider les enfants et les familles défavorisées insuffle à l’équipe de bénévoles de la Fondation Pomerantz l’imagination et l’énergie nécessaires pour organiser des événements auxquels nos donateurs sont fiers de participer. Cette idée d’entraide crée un enthousiasme contagieux. Nos participants habituels amènent leurs amis qui en amènent d’autres et tous ensemble, à chaque événement de levée de fond, nous reproduisons la magie de la générosité! »

Terry Pomerantz

Entrepreneur and prominent figure in Montreal's real estate and manufacturing sectors, Terry Pomerantz approaches every aspect of life with heart and character. At the helm of Domfoam and T.R.A.M.S Property Management, he carries on his late father's legacy while dedicating his philanthropic commitment to the Pomerantz Foundation, which has been actively supporting children's causes since 1991.